L'Ufficio dei Pupilli era composto da quattro Ufficiali che dovevano essere persone buone, oneste e compassionate. Il loro compito principale era prendersi cura dei pupilli, che erano i minori di età rimasti orfani del padre. Questi minori erano sotto la loro tutela fino a quando raggiungevano l'età adulta, che era di 14 anni per i maschi e 12 anni per le femmine. Gli Ufficiali avevano la responsabilità di proteggere sia i beni che le persone dei minori e delle vedove, a meno che i genitori o i mariti non avessero nominato tutori o curatori speciali.
Gli Ufficiali erano anche incaricati di difendere i diritti legittimi dei loro protetti e avevano l'autorità di giudicare tutte le cause legali, sia civili che penali, che li coinvolgevano e li danneggiavano.
Per poter svolgere efficacemente il loro compito, gli Ufficiali dovevano essere uomini con almeno quarant'anni di età, sposati e con figli, in modo da poter comprendere meglio le necessità dei loro protetti. Tuttavia, c'erano restrizioni sulle relazioni personali: non potevano sposare donne pupille, né le madri né le sorelle dei pupilli, e non potevano acquistare nulla da loro.
Per garantire che la tutela iniziasse immediatamente per le persone sole e indifese, la legge richiedeva che i becchini denunciassero entro tre giorni la morte di chi avesse lasciato orfani e vedove, in modo che gli Ufficiali potessero prendere provvedimenti tempestivi per soddisfare le loro esigenze.
Tuttavia, nel 1767, fu revocata ai Ufficiali la funzione di tutori e curatori universali. Le riunioni degli Ufficiali avevano luogo il martedì, il mercoledì e il venerdì, sia al mattino che alla sera, nella loro sede in piazza del Duomo, che ora è la sede dell'Arciconfraternita della Misericordia.
Il loro simbolo consisteva in una figura vestita con calzamaglia rossa e giaccone azzurro, con polsini e colletto bianco; il braccio destro del giovane era a squadra, mentre il sinistro pendeva lungo il fianco. Nelle mani del giovane c'era un cartiglio spezzato, il tutto su uno sfondo bianco (Fig. 1).
La magistratura degli "Ufficiali de' pupilli et adulti" fu istituita il 30 luglio 1393. Questa magistratura aveva il compito di prendersi cura dei minori i cui padri erano deceduti senza nominare un tutore e delle vedove, specialmente per quanto riguarda la protezione dei loro beni e l'esecuzione delle volontà testamentarie. Gli Ufficiali erano responsabili di risolvere le questioni legali in cui erano coinvolti i soggetti sotto la loro tutela, sia in ambito civile che penale, quando si trattava di frodi o furti subiti da questi. Tuttavia, se non emettevano una sentenza entro un anno, la competenza passava al tribunale della Mercanzia.
Nel Quattrocento, a questa magistratura furono affidati anche i soggetti più vulnerabili a causa di disabilità fisiche o mentali, come i muti, i sordi e i minorati mentali, secondo una disposizione del 18 agosto 1473.
Gli Ufficiali avevano anche il potere di nominare persone esterne chiamate "attori", a cui veniva affidata la cura dei minori e degli incapaci, così come la gestione del loro patrimonio. Nel contesto di questa cosiddetta "procura", i curatori dovevano fornire garanzie e rendere conto delle loro azioni ogni anno, nei mesi di novembre e dicembre, o entro un mese dalla fine dell'incarico in caso di rinuncia o conclusione del procedimento.
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